Hoy en día, y más en el caso de pymes y autónomos, es corriente (o al menos muy útil) utilizar diferentes aplicaciones web para tener determinados servicios. Y como yo creo que todo lo que sea facilitarnos el trabajo es bueno para nuestro trabajo y nuestra vida, y soy muy partidaria de una correcta organización, aquí va mi aportación. Espero que os guste y que os decidáis a ponerla en práctica.

Usando aplicaciones web como herramienta de productividad

Las aplicaciones web pueden aumentar nuestra productividad mucho. Además de poder acceder a ellas sin tener que estar en nuestro ordenador. Pongamos algunos ejemplos básicos:

  • Gmail, para gestionar tu correo.
  • Dropbox para tener una copia de seguridad de tus archivos en la nube o compartirlos.
  • WeTransfer par el envío de archivos de gran tamaño por correo electrónico.

Otras opciones, dependiendo de nuestras ocupaciones pueden ser:

  • AdWords
  • Google Analytics y Google Search Console
  • MailChimp
  • Trello (un planificador de tareas del que os hablaré en un próximo artículo).
  • BaseCamp
  • Hootsuite o Buffer
  • etc.

Todas estas herramientas son realmente útiles dependiendo de nuestras ocupaciones y del trabajo que desarrollemos. En mi caso, por ejemplo, tanto Gmail como Trello son básicos en mi día a día, y Dropbox un repositorio básico para aquellos documentos que necesito tener seguros.

Algunos de mis compañeros hacen un uso extensivo de otras herramientas o aplicaciones web como por ejemplo Hootsuite o Google Search Console.

Un CRM es algo que para un equipo de ventas o un autónomo puede resultar realmente útil.

Podríamos seguir, pero creo que ya me entendéis.

El problema viene cuando usas habitualmente varias aplicaciones web. ¿Cómo acceder a ellas rápidamente? Y en el caso de las pymes, ¿cómo facilitar a los empleados el acceso a dichas aplicaciones web?

Crear un directorio de nuestras aplicaciones web

Podemos, por supuesto, tener en la barra de marcadores de nuestro navegador las aplicaciones web más importantes para nosotros, para no tener que recordar su dirección web o, incluso, su nombre.

El problema es doble:

  • Podemos llegar a tener una barra de marcadores muy poblada.
  • No podemos acceder a ella más que desde un navegador en el que hayamos metido nuestro usuario y contraseña para que importe nuestros marcadores. Es decir, no podemos acceder a él desde cualquier ordenador sin meter nuestras credenciales.

Así pues, y para aquellos que dispongan de un dominio propio, he llegado a una aproximación que se ha desvelado muy útil.

Pasos para crear un directorio de aplicaciones web

Si no tenemos conocimientos (o son escasos, como en mi caso) para llevar a cabo lo siguiente, podemos pedírselo a algún amigo o a nuestros técnicos (que es lo que yo hago).

  • En primer lugar, crearemos un documento con el nombre index.html en el que incluiremos enlaces a todas las aplicaciones web que usemos. No hace falta que tenga ningún diseño muy visual, ya que sólo es para uso interno. Cuanto más sencillo, mejor.
  • También crearemos un archivo llamado robots.txt con el siguiente texto:
User-agent: *
Disallow: /

De esta manera conseguiremos que no se indexe en los buscadores una web que va a ser, al fin y al cabo, sólo para nuestro uso.

  • A continuación subiremos dichos archivos a nuestro servidor, en una carpeta que se puede llamar por ejemplo “/enlaces”.
  • Crearemos un subdominio llamado por ejemplo aplicaciones.nuestradireccionweb.com y redigiremos dicho subdominio a la carpeta que hemos creado anteriormente (“/enlaces”) de nuestro servidor.
  • Para acceder a nuestro “directorio de aplicaciones web” sólo tendremos que acceder desde cualquier navegador a la dirección que hemos creado (aplicaciones.nuestradireccionweb.com) y desde allí ir a cualquier aplicación que necesitemos.

Probadlo y ya veréis cómo es realmente útil.

Un pequeño truco adicional. Si hacéis que los enlaces se abran en una pestaña nueva, tendréis siempre disponible vuestro directorio.

¿Y si no tenemos dominio o página web?

Tranquilos que he pensado en todo. En ese caso podemos crearnos la página web que usaremos como directorio en alguna plataforma gratuita como blogger o wordpress.com y añadir los enlaces como he dicho antes.

De esta manera tendremos una dirección como por ejemplo greenhookapps.blogger.com que será la úncia que tendremos que recordar (o añadir a nuestra barra de marcadores) para tener siempre disponible nuestro directorio de aplicaciones web.

Un truco sencillo y que espero que os resulte muy útil.

Modelo de enlace

El index.html lo podéis hacer con cualquier editor online html, que nos dará el código que necesitemos. De toas maneras, el código de un enlace es bastante fácil:

<a href="dirección_de-la-app" target="_blank">Nombre o recordatorio de la aplicación</a>

Por ejemplo, si queremos acceder a Gmail para ver nuestro correo, podemos poner:

<a href="https://mail.google.com/" target="_blank">Gestor de Correo Electrónico</a>

Y lo que obtendremos en pantalla cuando entremos en nuestro directorio de aplicaciones web será:

Gestor de correo electrónico

Y pulsando sobre dicha expresión accederemos directamente a Gmail.

Además, posteriormente podremos añadir nuevas aplicaciones web que usemos (y os puedo asegurar que siempre añadiremos alguna) y quitar las que no vayamos usando, para que nuestro directorio esté siempre actualizado.

¿Os ha parecido interesante? ¿Alguna idea para mejorarlo? ¿Qué otros trucos de organización conocéis que os gustaría compartir con nosotros?

Contádnoslo en los comentarios y no olvidéis seguirnos en nuestras redes sociales (enlaces en el pié de la página).

Asimismo, si queréis que detallemos más alguno de los pasos, contádnoslo en los comentarios. Por ejemplo, cómo crear una página de blogger o cómo usar un editor de html online. Estamos, recordadlo, a vuestra disposición.

En próximos artículos os hablaré de alguna de las aplicaciones que yo uso para mejorar mi productividad y aprovechar mejor mi tiempo.

Un abrazo a todos.